Vývoj software a webových aplikací

ERP – o co se jedná?

immagine-erp

OBSAH

 

Úvod

Pokračuji v sérii článků zaměřených na svět firem, které se setkávají s oblastí informačních technologií a/nebo hledají řešení problémů v řízení. Tyto články se v roce 2018 už týkají více oblastí než jen výroby/propagace/prodeje, jež před několika desetiletími mohly reprezentovat hlavní modus operandi komerčních aktivit. Pravdou je, že náš svět je svět složitý a různě propojený a žijeme v době příležitostí, které byly dříve nepředstavitelné. Abychom však těchto příležitostí využili, je dobré stát na pevných základech, abychom měli jistotu, která pomáhá čelit možným rizikům, jež řízení firmy obnáší. Proto se stává nezbytným systém, který by mohl vypracovávat obchodní strategie, jež umožňují mít plnou kontrolu nad základními prvky vlastní činnosti. A právě zde hraje významnou roli zkratka E.R.P. tj. Enterprise Resource Planning, kterou můžeme přeložit jako „plánování firemních zdrojů“. ERP označuje všechny integrované systémy řízení společnosti, tj. informační systémy umožňující správu účetnictví, personálu, nákupu, skladů apod.

V podstatě je ERP zkratkou, která označuje systém pro řízení činností a sestává z několika modulů, určených pro procesy společnosti.

Trocha historie

ERP bylo založeno na počátku devadesátých let jako rozšíření systémů MRP (plánování požadavků na materiál neboli Materials Requirements Planning) a MRP 2 (Manufacturing Resource Planning), přičemž kromě těchto dvou systémů jsou zde obsaženy i další, týkající se např. účetnictví apod.

Ačkoli ERP systémy vznikly teprve počátkem devadesátých let, byly rychle přijaty mnoha společnostmi, které čelily problému s Millennium Bug a se zavedením Eura. Protože jejich staré systémy nemohly být za takových okolností udržovány, rozhodly se tyto společnosti pro modernější ERP.

V dnešní době mluvíme o ERP II, tj. druhé generaci, která zahrnuje systémy, jež umožňují větší flexibilitu, jsou více optimalizovány a jsou založeny na transakcích. Vzhledem k tomu, že ERP není registrovanou ochrannou známkou přiřaditelnou výrobku, není zvláštností, že různí výrobci softwaru poskytují různá řešení, nicméně, aby mohli definovat svou vlastní aplikaci jako ERP, musí

  • zaručit následující vlastnosti:
  • flexibilita architektury;
  • efektivní prostředí pro personalizaci;
  • nezávislost na fyzické databázi;
  • snadné propojení;
  • nástroje pro modelování procesů;
  • značný objem referencí;
  • dostupnost v různých jazycích a místech;
  • možnost modelovat složité firemní struktury;
  • široký výběr procesů, které lze aktivovat pomocí jednoduché parametrizace systému;
  • širokou škálu jednoduše sestavitelných a plně integrovaných kontrolních modelů řízení;

 

Charakteristiky a základní součásti

Uvedli jsme prvotní definici ERP, ale nyní se pokusíme objasnit, jaké jsou jeho hlavní charakteristiky a tudíž součásti, z nich se skládá tak, abychom získali jednoznačnou možnost jeho identifikace.

První součást, která modernímu ERP nesmí chybět, je databáze (nebo dokonce víc než jedna databáze, jak uvidíme později, ale zatím si potřebujeme pouze uvědomit, že žijeme v informačním věku a že všechna data musí být někde používána a uložena, aby bylo možné v budoucnu pomocí analýzy informací vytvářet lepší strategie, sledovat v reálném čase – nebo téměř v reálném čase – výkonnost našeho podnikání v jakémkoliv okamžiku, nebo poskytnout různým sektorům společnosti stejné informace o výrobních procesech, které potřebují, jako je např. dostupnost určitého produktu ve skladu ve chvíli, kdy kupující využívá naši e-commerci).

Druhá součást je něco, co lze definovat mnoha způsoby a jeden z nich říká, že je to skupina modulů, které tvoří funkční strukturu. Pokud si dokážeme představit databázi jako paměť, pak sada modulů tvoří tělo našeho ERP, které nám poskytuje prostředky, potřebné pro interakci se skutečným světem.

Moduly? Přesně tak. Software ERP, jak už jsme zmínili výše, musí poskytovat vícero funkcí, z nichž mnohé jsou společné téměř všem činnostem a jiné jsou specifické jen pro některé sektory. Takže software rozdělil ERP na moduly, čímž umožnil koncovým zákazníkům získat produkt, který by odrážel jejich potřeby a nebyl by příliš nákladný. Je třeba vzít v potaz, že aplikace typu ERP může stát v případě extrémně velkých společností miliony.

Moduly si můžeme představit jako srdce našeho ERP. Musíme pečlivě zvolit, které z nich jsou nezbytné pro naše podnikání a které nejsou, abychom neinvestovali do produktu, který neodráží naše skutečné potřeby. Přestože existuje velká část modulů, které fungují napříč průmyslovými odvětvími, tj. modulů, jejichž funkce je nezávislá na sektoru společnosti, podobné riziko existuje vždy.
Toto jsou některé hlavní součásti ERP:

  • Vedení účetnictví – zaznamenává každou událost finančního rázu;
  • Kontrola řízení – vede řízení směrem k dosažení cílů stanovených ve fázi plánování;
  • Řízení personálu – umožňuje řízení personálu v co nejširším smyslu, pracovní doby a eventuálních poznámek o zaměstnancích;
  • Řízení nákupu – racionalizuje dodavatele a související náklady a umožňuje tak jasnou vizi ohledně možností nákupu před tím, než se zrealizuje.
  • Řízení skladů – kontrola zboží na vstupu a na výstupu;
  • Řízení výroby – umožňuje řízení všech integrovaných činností nezbytných k získání (podle předem stanovených cyklů zpracování, počínaje vhodnými surovinami) hotových výrobků, požadovaných odběrateli v daném množství, s danými vlastnostmi a v předem stanovených dobách, jakož i za přesně stanovených nákladů a úrovně jakosti;
  • Řízení projektů – aktivity zaměřené na dosažení cílů projektu;
  • Řízení prodejů – nabízí efektivní plánování a kontrolu organizačních zdrojů pro dosažení cílů prodeje v rámci dané činnosti;
  • Řízení distribuce – umožňuje řídit logistické aktivity, kontrolovat jejich výkon a umožnit zlepšení jejich efektivity;
  • Řízení aktiv – umožňuje sledování a údržbu všech hmotných zdrojů, které představují pro společnost hodnotu.

Seznam je ještě dlouhý, ale toto jsou nejběžnější hlavní moduly pro ERP. Samozřejmě nic nebrání jakékoliv firmě nechat si vytvořit modul ad hoc pro vlastní výrobní potřeby. Navzdory tomu je běžnou praxí kupovat „předem připravené“ moduly, které je třeba pouze nakonfigurovat. Pokud je na jedné straně předem připravený modul levnější, pak na druhé straně tento postrádá možnost personalizace, což naopak moduly vytvářené na zakázku mohou nabídnout. Pokud by snad při rozjezdu firmy mohlo být předem připravené ERP důvodem k úspoře, pak ve chvíli, kdy společnost roste, by mohlo dojít k jistým omezením, způsobeným takovouto volbou.

Architektura ERP

ERP systém je obvykle centralizován s architekturou klient-server, tj. jediný prvek – server – se zabývá shromažďováním, zpracováním a distribucí informací v rámci společnosti a jejich poskytováním různým klientům. Prostřednictvím systému uživatelů pak může zobrazovat pouze relevantní údaje těm, kteří o to požádají. Je zbytečné, jakož i riskantní, aby zaměstnanec oddělení X měl informace, které jsou relevantní pro oddělení Y, s nimž nemá žádný vztah.

Představme si, že v rámci našeho ERP serveru existuje Data Warehouse, který shromažďuje informace potřebné pro rozhodovací procesy a monitoruje stav společnosti. Kromě něj zde existuje také provozní databáze, která umožňuje sledovat průběh procesů výroby, stav skladu apod. A prostřednictvím správy těchto dvou datových skladů je možné poskytovat různým uživatelům informace zpracovávané podle jejich potřeb jak z provozního, tak i z rozhodovacího hlediska a poskytovat manažerům informace o výrobě a prodeji.

Výhodou takovéto struktury je jednoduchost. Prostřednictvím ERP například již není nutné sdělovat hned několika oddělením příchod objednávky, ale stačí informaci zadat na ústřední server. Ten zajistí potřebnou komunikaci a realizaci procesů, které lze automatizovat, jako je například registrace přijetí platby nebo vystavení faktury.

Závěrem

Je opravdu tak důležité mít ERP? V roce 2018 ano. Je důležité moci počítat se štíhlou a flexibilní infrastrukturou, moci získávat informace o své firmě nejen prostřednictvím účetních výkazů, ale také prostřednictvím výkonu výrobních, prodejních a marketingových činností.

Není náhoda, že v ERP systémech se stává stále důležitější integrace se strategiemi CRM (Nevíte, co je CRM? Možná by vás mohlo zajímat, že si můžete prohloubit znalosti článkem, který se zobrazí po rozkliknutí).

Systém ERP je investicí, díky níž se vaše podnikání může zlepšit nebo jej můžete rozjet nejlepším možným způsobem. Toho lze dosáhnout zjednodušením různých výrobních procesů, automatizací činností, které vyžadují malou nebo žádnou lidskou interakci a poskytováním informací, potřebných pro rozvoj efektivní obchodní strategie.

Ale jako každá investice, i tato vyžaduje rozvahu, a to zejména u malých a středních firem při nákupu industrializovaných ERP (tj. produktů velkých softwarových firem dodávaných klientům s licencí, které se skládají z různých komponentů, často prodávaných samostatně). Důvodem je to, že kvůli vysokému počtu modulů existuje riziko nákupu nepotřebných položek do vašeho podnikatelského modelu, nebo to, že se společnost rozrůstá, a tudíž už je není možné přizpůsobit množství dat/interakcí, a to nejen kvůli problémům souvisejícím se softwarem, ale také s hardwarem.

Při nákupu ERP je tedy důležité nejen uvažovat o současném stavu vlastního byznysu, ale také o jeho budoucnosti.